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如何提高會(huì)議效能

【授課方式】
課堂講授、案例分析、討論練習(xí)、游戲參與、心理測驗(yàn)、互動(dòng)體驗(yàn)等。

【授課對象】
管理人員。

【課程大綱】
（課程大綱僅為課程部分內(nèi)容綱要，具體內(nèi)容見課程講義）
課前統(tǒng)一思想，確保培訓(xùn)效果：學(xué)習(xí)為己、學(xué)樂精神、空杯思想、學(xué)以致用。
一、會(huì)議概述
（一）會(huì)議概念。
會(huì)：聚會(huì)、見面、集會(huì)。議：討論、商議。
（二）會(huì)議起源?！景咐?ldquo;文山會(huì)海”祖師爺。
（三）會(huì)議的重要性?！景咐咳握?。
（四）會(huì)議種類。
法定性會(huì)議、決策性會(huì)議、工作性會(huì)議、學(xué)術(shù)性會(huì)議、顯示性會(huì)議、會(huì)商性會(huì)議、信息性會(huì)議……
（五）會(huì)議的作用。
集思廣益、頭腦風(fēng)暴；問題討論、產(chǎn)生決策；聽取匯報(bào)、分配任務(wù)；融合意見、達(dá)成共識(shí)；資訊分享、政策宣傳；表彰先進(jìn)、激勵(lì)士氣……
（六）會(huì)議存在的問題?！景咐繒?huì)議成災(zāi)。這文那文“文山”高百米何時(shí)可越過，會(huì)來會(huì)去“會(huì)海”深萬丈哪日能跳出。
顯示功能的會(huì)議多，解決實(shí)際問題的會(huì)議少；會(huì)議形式單調(diào)；會(huì)議風(fēng)氣不正……

二、會(huì)議的召開時(shí)機(jī)
（一）適于開會(huì)的情況。
（二）不適合開會(huì)的情況。

三、會(huì)議的成本
會(huì)議成本=時(shí)間成本+金錢成本+機(jī)會(huì)成本?！景咐看蠖鄶?shù)的會(huì)議并沒有按照承諾的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。

四、會(huì)議低效的危害
無效的會(huì)議不僅是一種管理成本的浪費(fèi)，而且也會(huì)引起與會(huì)者對會(huì)議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。

五、成功會(huì)議的標(biāo)志
【案例】會(huì)議效能自檢表。
（一）有效。
（二）和諧。
（三）參與。
（四）效率。
（五）學(xué)習(xí)。

六、組織者如何提高會(huì)議效能
【案例引子】三星高效會(huì)議——
9原則：凡是會(huì)議必有準(zhǔn)備；凡是會(huì)議必有主題；凡是會(huì)議必有紀(jì)律；凡是會(huì)議必有議程；凡是會(huì)議必有結(jié)果；凡是會(huì)議必有訓(xùn)練；凡是會(huì)議必須守時(shí)；凡是會(huì)議必有記錄；凡是會(huì)議必有追蹤。
3公式：開會(huì)+不落實(shí)=0；布置工作+不檢查=0；抓住不落實(shí)的事+追究不落實(shí)的人=落實(shí)。
（一）從會(huì)議要素角度分析。
1、議題明確。
（1）一次會(huì)議，最好只有1個(gè)主題。綜合性會(huì)議，最多也不要超過3個(gè)議題為好。
（2）由重要到不重要；由不尖銳到尖銳；由容易到困難。
2、議程清晰。要有明確的議程及時(shí)間分配規(guī)則。
3、精選參與人。
（1）本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，精選參加會(huì)議的人員，避免“陪綁”現(xiàn)象。
（2）區(qū)分必須參加和隨意參加。
（3）說總經(jīng)理參加，就一定要參加。
（4）對某些未在會(huì)議邀請之列的關(guān)鍵人士說明原因。
4、指定主持人。會(huì)議主持人要嚴(yán)格按照會(huì)議的議程、時(shí)間安排等做好會(huì)議的主持和控制。
（1）主持人基本要求。
（2）主持人三大禁忌。
5、做好會(huì)議記錄。為了將參會(huì)者的發(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項(xiàng)清晰地保留下來，必須要做好會(huì)議記錄?！景咐坑涗浖记?。
6、合適的時(shí)間。
7、合適的地點(diǎn)。
8、做好會(huì)議服務(wù)?！景咐孔龊脮?huì)場服務(wù)——流程化、表單化。做好食宿服務(wù)——同理心。
（二）從會(huì)議過程角度分析。
1、會(huì)前做好準(zhǔn)備。
（1）提前準(zhǔn)備好會(huì)議的議題、議程、會(huì)議材料，并確定參與人、主持人和記錄人等?！景咐咳绾螠?zhǔn)備會(huì)議材料？
（2）會(huì)議的議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)確定后，提前告知參會(huì)人員，并提前發(fā)放相關(guān)會(huì)議資料，以便大家提前準(zhǔn)備。
（3）提前準(zhǔn)備好會(huì)場、開會(huì)設(shè)施、資料袋、停車位、貴賓接待室、茶歇等?！景咐堪俣劝l(fā)布會(huì)錯(cuò)漏百出。
2、會(huì)中做好控制。
（1）確保會(huì)議按時(shí)開始。
（2）根據(jù)需要，介紹參會(huì)人員。
（3）介紹會(huì)議背景、目的、議程、會(huì)議期待。
（4）制定或者重溫會(huì)議的基本規(guī)則?！景咐?ldquo;我們都同意這些規(guī)定嗎?”
（5）分配記錄員和計(jì)時(shí)員的職責(zé)。
（6）嚴(yán)格按照會(huì)議議程進(jìn)行，把控時(shí)間和進(jìn)度?！景咐縄BM會(huì)議。
（7）營造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會(huì)議環(huán)境。【案例】主動(dòng)出擊，適時(shí)發(fā)問。正向肯定與鼓勵(lì)。
（8）保證與會(huì)者相互尊重，保護(hù)與會(huì)人員不受人身攻擊。
（9）控制每位發(fā)言時(shí)間，避免獨(dú)占發(fā)言、短話長說?！景咐咳珖舜笞h事規(guī)則。
（10）避免跑題。
（11）避免為反對而反對。
（12）避免某些人和身邊的人開小會(huì)。
（13）避免過度爭吵，站在中立的立場，妥善處理不同意見。
（14）避免優(yōu)柔寡斷，及時(shí)引導(dǎo)與會(huì)人員，形成會(huì)議結(jié)論。
（15）圓滿地結(jié)束會(huì)議?！炯芍M】“時(shí)間差不多了，散會(huì)！”
會(huì)中控制的基本目標(biāo)：積極參與，平等討論。
【案例】羅伯特議事規(guī)則（《民權(quán)初步》）：發(fā)言起立原則、面對主持原則、限時(shí)限次原則、正反輪流原則、明確立場原則……
3、會(huì)后做好跟蹤。
（1）會(huì)議記錄要明確記錄待跟蹤事項(xiàng)。
（2）會(huì)議發(fā)起人要指定專人，跟蹤待完成工作的進(jìn)度，并明確跟蹤的頻率和匯報(bào)的頻率。
（3）及時(shí)報(bào)告工作進(jìn)展情況（誰來報(bào)告、什么時(shí)候報(bào)告）。

七、與會(huì)者如何提高會(huì)議效能
（一）決定是否需要出席會(huì)議。
（二）認(rèn)真準(zhǔn)備?！景咐考?xì)心準(zhǔn)備發(fā)言提綱。
（三）準(zhǔn)時(shí)與會(huì)，堅(jiān)持到底。
（四）積極發(fā)言，準(zhǔn)確切題，條理清楚，言簡意賅?！景咐繒?huì)議發(fā)言如何做到高人一籌。
（五）發(fā)言不要過分激動(dòng)，要有幽默感。
（六）對提問不能敷衍或強(qiáng)詞奪理。
（七）傾聽，兼收并蓄?！景咐績A聽技巧。
（八）支持他人，予以真誠的肯定及贊美。
（九）就某些疑點(diǎn)或模糊問題征詢清晰解釋。
（十）以探詢、謙虛代替主觀診斷。
（十一）反對要有根據(jù)，對事不對人?！景咐刻幚懋愖h技巧。
（十二）不要做出輕敲鉛筆、剪指挖耳等小動(dòng)作。

如何提高會(huì)議效能