課程描述INTRODUCTION
· 人事總監(jiān)· 人事經(jīng)理· 人事專員
日程安排SCHEDULE
課程大綱Syllabus
檔案管理技能提升
課程背景:
企業(yè)的發(fā)展,人才是關(guān)鍵。比如人事檔案,它記載著人才成長(zhǎng)的全部?jī)?nèi)容,對(duì)員工的升遷、待遇、福利、退休等方方面面都有著舉足輕重的作用。企業(yè)的發(fā)展需要全方位的支撐,其中檔案管理企業(yè)的發(fā)展就更為重要了。古往今來(lái),檔案在政治、經(jīng)濟(jì)、文化中起著重要的作用。不僅包括在檔案館的管理,甚至可以擴(kuò)大到日常文件的擬寫(xiě)、運(yùn)行、管理、歸檔的整個(gè)工作流程當(dāng)中。
做好檔案管理,不僅能夠更清晰了掌握企業(yè)發(fā)展的每個(gè)階段的重要事項(xiàng),還可以大大的提升工作效率。然而,在現(xiàn)實(shí)工作場(chǎng)景中,仍有一些企業(yè)還沒(méi)有真正的認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。本課程結(jié)合、企業(yè)檔案管理的特點(diǎn),從檔案管理理論上提高學(xué)員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)和重視,加強(qiáng)檔案管理的范圍及規(guī)范檔案管理的流程,并給出檔案管理的要求和管理方法。課程以理論為出發(fā)點(diǎn),切合實(shí)際情況,結(jié)合企業(yè)在實(shí)際工作中遇到的需要處理的檔案,進(jìn)行模擬,對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題,有的放矢的進(jìn)行攻關(guān)。提高學(xué)員的思維能力、應(yīng)變能力、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力。
課程收益:
從理論的高度讓學(xué)員全面的認(rèn)識(shí)檔案管理;
結(jié)合企業(yè)實(shí)際讓學(xué)員了解檔案管理重要性;
運(yùn)用現(xiàn)代管理技能提升學(xué)員檔案管理技巧;
通過(guò)2-3天講解,讓學(xué)員掌握規(guī)范管理流程;
教會(huì)學(xué)員正確的正確的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題;
通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)模擬演練強(qiáng)化學(xué)員理論及操作技能。
課程對(duì)象:人力資源管理者、檔案管理專職人員
課程大綱
第一講:認(rèn)知篇-什么是檔案管理
思考1:什么是檔案?
導(dǎo)入:
1、中國(guó)古代的檔案管理
2、現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理
一、檔案的種類
1、按來(lái)源分為2類
2、按內(nèi)容分為3類
3、按形成進(jìn)間分2類
4、按檔案載體分為4類
思考2:為什么要做檔案管理
二、檔案管理的四大作用
三、檔案管理的六個(gè)原則
四、檔案管理的趨勢(shì)分析
1、電子化利用
2、信息集成化
3、數(shù)字檔案館
五、檔案工作人員的素質(zhì)要求
1、政治思想類
2、專業(yè)技能類
3、心理素質(zhì)類
第二講:認(rèn)知篇-什么是文件管理
思考3:什么是文件管理
討論1:檔案與文件之間的關(guān)系是什么
一、檔案與文件的區(qū)別
1、文件
2、包裝
3、檔案
二、文件適用的范圍
1、行政文件
2、業(yè)務(wù)文件
3、財(cái)務(wù)文件
4、其他文件
討論2:公司的通知、公告、報(bào)告是如何存儲(chǔ)的
三、文件審核的標(biāo)準(zhǔn)--無(wú)錯(cuò)字為最核心原則
1、符合性
2、規(guī)范性
3、協(xié)調(diào)性
4、系統(tǒng)性
5、*性
6、閉性性
四、文件審批流程
1、行政辦公類
2、制度類文件
3、采購(gòu)類文件
4、日常管理類
5、其他類
討論3:公司目前的制度類文件審批流程程是怎么樣的,是否有風(fēng)險(xiǎn),請(qǐng)分析?
第三講:實(shí)戰(zhàn)篇-檔案的收集
討論4:目前公司的檔案管理是怎么做的
思考4:在收集階段,主要收集哪些材料,收集的標(biāo)準(zhǔn)是什么?
一、檔案收集的兩個(gè)渠道
1、內(nèi)部收集
2、外部收集
二、檔案收集的三個(gè)范圍
1、管理文件
管理文件包括4個(gè)方面
思考5:管理類文件主要有哪些?
2、科技文件:5個(gè)特點(diǎn)及5種類型
思考6:科技類文件有哪些?有什么特點(diǎn)?
科技材料的5個(gè)特點(diǎn)
科技材料的5種類型
科技文件的形成
3、其他文件
思考7:除了以上,公司還有哪些文件?
三、檔案的鑒定與歸檔
1、檔案管理員要重新審查其價(jià)值性
2、確定哪些材料有保存價(jià)值,應(yīng)該歸檔
應(yīng)歸檔的12類文件
討論5:您所在的部門(mén)哪些崗位是有價(jià)值的,您是怎么歸檔的?
3、對(duì)不需歸檔的文件要進(jìn)行剔除
不用歸檔的2類文件
討論6:針對(duì)不需要的文件您是如何處理的?
四、檔案歸檔的時(shí)間管理
1、管理性文件的歸檔要求
2、科技性文件的歸檔要求
3、財(cái)務(wù)類文件的歸檔要求
表單1:檔案移交目錄
表單2:會(huì)計(jì)檔案移交清單
思考8:什么是電子文件
4、電子文件的歸檔要求
電子文件的形成
電子文件的三要素
電子文件的四個(gè)基本特征
電子文件的歸檔范圍及時(shí)間
電子文件歸檔的5個(gè)要求
電子文件歸檔的6步驟
表單3:電子文件登記歸檔
表單4:電子檔案移交與接收登記表
小組互動(dòng)1:企業(yè)檔案收集過(guò)程中有哪些材料要重點(diǎn)收集?
第四講:實(shí)戰(zhàn)篇-檔案的整理立卷
一、檔案整理的6個(gè)環(huán)節(jié)
1、區(qū)分全宗
2、全宗內(nèi)檔案分類
3、編目
4、立卷
5、案卷排列和編號(hào)
6、裝訂或裝盒
二、檔案整理的四項(xiàng)原則
1、保持有機(jī)聯(lián)系
2、符合文檔一體化管理
3、紙質(zhì)和電子的協(xié)調(diào)
4、區(qū)分文件的價(jià)值
三、什么是全宗?
1、全宗的概念-不可分散性的三個(gè)特點(diǎn)
2、立檔構(gòu)成的3個(gè)條件
3、區(qū)分全宗的3種情況
4、3類文件判定是否為全宗
5、全宗內(nèi)檔案分類
6、全宗類檔案8大類
四、檔案的分類的六種方法
1、年度-機(jī)構(gòu)-保管期限
2、年度-保管期限-機(jī)構(gòu)
3、保管期限-年度-機(jī)構(gòu)
4、機(jī)構(gòu)-年度-保管期限
5、機(jī)構(gòu)-保管期限-年度
6、問(wèn)題-保管期限-年度
舉例:年度-機(jī)構(gòu)-保管期限分類圖示
討論7:您當(dāng)下是如何分類的,存在哪些困惑?
五、檔案的整理與立卷
1、傳統(tǒng)檔案整理流程
傳統(tǒng)檔案整理流程8步曲詳解
表單5:以案卷為單位裝訂時(shí)所用歸檔式樣
舉例:檔號(hào)式樣示例01
舉例:檔號(hào)式樣示例02
表單6:卷內(nèi)文件目錄
表單7:歸檔文件目錄
表單8:案卷封面
2、新規(guī)則下檔案整理流程
新規(guī)則下檔案整理的6步曲詳解
表單9:以件為單位裝訂時(shí)所用歸檔章式
表單10:歸檔章填寫(xiě)示例
表單11:歸檔文件保管期限與裝訂方式對(duì)照表
表單12:歸檔文件目錄
第五講:實(shí)戰(zhàn)篇-檔案的價(jià)值鑒定
一、決定檔案保存價(jià)值的兩大要素
1、社會(huì)利用
2、自身特點(diǎn)
二、檔案價(jià)值鑒定的四種方法
1、分析檔案的內(nèi)容
2、分析檔案的來(lái)源
3、檔案的時(shí)效性
4、分析檔案產(chǎn)生的時(shí)間
三、檔案價(jià)值鑒定的工作程序
1、文件歸檔鑒定
2、劃定文件保管期限
3、銷(xiāo)毀無(wú)價(jià)值檔案
4、檔案 價(jià)值復(fù)審
四、檔案的銷(xiāo)毀
1、審批
2、執(zhí)行與監(jiān)督
3、后期處理
小組討論:某公司的檔案銷(xiāo)毀的問(wèn)題
表單11:歸檔文件保管期限與裝訂方式對(duì)照表
表單12:歸檔文件目錄
小組互動(dòng)2:公司檔案的銷(xiāo)毀的特別注意事項(xiàng)?
第六講:實(shí)戰(zhàn)篇-檔案的保管工作
思考9:檔案保管的主要主要事項(xiàng)有哪些?
一、保管的物質(zhì)條件
1、檔案庫(kù)房建設(shè)的兩點(diǎn)要求
2、檔案保管設(shè)備的要求
3、檔案保管裝具的種類
思考10:檔案對(duì)環(huán)境有什么要求
二、保管的環(huán)境秩序
1、溫濕度控制與調(diào)節(jié)
表單13:庫(kù)房溫濕度記錄表
思考11:檔案日常防護(hù)有什么要求
2、庫(kù)房防護(hù)的4個(gè)注意事項(xiàng)
舉例:照片在紫外線照射下的性能變化情況
庫(kù)房?jī)?nèi)檔案流動(dòng)過(guò)程中的措施
3、庫(kù)房秩序管理
庫(kù)房編號(hào)
排列與編號(hào)
分別保管
表單14:全宗保管位置參見(jiàn)卡
表單15:檔案存放位置索引
表單16:檔案庫(kù)房保管檔案情況的存放位置索引
表單17:檔案代卷卡
視頻:你的檔案是怎么丟失的。
三、特殊載體檔案保管
1、錄音錄像
2、電子檔案
思考12:特殊載體保管有什么要求
表單18:電子檔案文件清單
小組互動(dòng)3:公司檔案保管要注意哪些方面
第七講:實(shí)戰(zhàn)篇-檔案的檢索
一、檔案索的十種工具
1、案卷目錄
2、卷內(nèi)文件目錄匯編
3、分類目錄
4、主題目錄
5、文號(hào)索引
6、專題目錄
7、人名索引
8、全宗指南
9、專題指南
10、計(jì)算機(jī)檢索
二、檔案注目的項(xiàng)目
1、題名與責(zé)任說(shuō)明
2、稿本與文種項(xiàng)
3、密級(jí)與保管期限
4、時(shí)間項(xiàng)
5、載體形態(tài)
6、附注與提要項(xiàng)
7、排檢與編號(hào)項(xiàng)
第八講:實(shí)戰(zhàn)篇-檔案的利用
思考13:您如何應(yīng)對(duì)他人借閱檔案
一、檔案利用的四大問(wèn)題
二、檔案借閱的四大法則
三、檔案制度與隊(duì)伍建設(shè)
1、檔案的三化管理
2、檔案制度的修訂與完善
3、專兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)
4、檔案管理紀(jì)律要求
5、檔案管理監(jiān)督要求
小組互動(dòng)4:公司檔案利用方面有哪些特別注意事項(xiàng)
第九講:專門(mén)檔案管理-人事檔案篇
一、企業(yè)人事檔案工作的新時(shí)代和新形勢(shì)
1、新時(shí)代(政治角度)
2、新形勢(shì)(技術(shù)角度)
3、 國(guó)內(nèi)和國(guó)際環(huán)境對(duì)人事檔案管理的新要求
二、人事檔案管理的定義
1、什么是人事檔案管理
2、人事檔案管理的作用
3、人事檔案管理的原則
三、干部人事檔案管理的認(rèn)知
1、什么是干部人事檔案
2、干部人事檔案的10類材料
四、干部人事檔案的管理思路
1、如何整理干部人事檔案
2、干部人事檔案的分類方法
3、干部人事檔案材料的排序與編目
4、干部檔案材料的復(fù)制與加工
5、干部人事檔案?jìng)鬟f的要求
五、人事檔案的管理流程
1、人事檔案的依法收集
思考14:收集人事檔案的途徑有哪些?
2、人事檔案的嚴(yán)格鑒別
3、人事檔案的細(xì)致審核
4、人事檔案的科學(xué)整理
5、人事檔案的規(guī)范編目
6、人事檔案的技術(shù)加工
7、人事檔案的安全保管
8、人事檔案的積極利用
9、人事檔案的規(guī)范轉(zhuǎn)遞
表單19:查借閱檔案審批表
小組互動(dòng)5:公司的干事人事檔管理要重點(diǎn)做哪些工作?
第十講:專門(mén)檔案管理-會(huì)計(jì)檔案篇
思考15:什么是會(huì)計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案資料有哪些?
一、會(huì)計(jì)檔案的類別
1、會(huì)計(jì)報(bào)表
2、會(huì)計(jì)賬本
3、會(huì)計(jì)憑證
4、其他會(huì)計(jì)資料
二、會(huì)計(jì)檔案的裝訂
1、憑證裝訂
2、賬薄裝訂
3、報(bào)表裝訂
三、會(huì)計(jì)檔案的保管
國(guó)家《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第11條
四、會(huì)計(jì)檔案的借閱
國(guó)家《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第13條
五、會(huì)計(jì)檔案的鑒定
表單20:會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀清冊(cè)
表單21:會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀審批
小組互動(dòng)6:公司的會(huì)計(jì)檔管理要重點(diǎn)做哪些工作?
第十一講:專門(mén)檔案管理-科技檔案篇
一、認(rèn)識(shí)科技檔案
1、概念
2、種類
表單22:科技檔案代字、代號(hào)表
二、科技檔案的收集
1、收集范圍
2、收集要求
3、收集方法
三、科技檔案-基建檔案整理三步曲
1、確定是否保存
2、項(xiàng)目分類
3、組卷
小組互動(dòng)7:對(duì)圖紙進(jìn)行折疊
表單23:基建檔案卷內(nèi)目錄
表單24:卷內(nèi)備考表
第十二講:案例篇-某國(guó)有銀行檔案管理分享
一、某國(guó)有銀行檔案管理內(nèi)部規(guī)定解讀
二、某國(guó)有銀行檔案分類編號(hào)方案
三、某國(guó)有銀行文件材料歸檔范圍清單
四、某國(guó)有銀行聲像檔案管理期限表
五、某國(guó)有銀行文書(shū)整理要求與方法
六、某國(guó)有銀行文書(shū)檔案保管期限表
七、某國(guó)有銀行聲像檔案及實(shí)物檔案規(guī)定
第十二講:政策法規(guī)篇-國(guó)家檔案管理法規(guī)核心內(nèi)容分享
一、《中華人民共和國(guó)檔案法》
二、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法 》
三、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》
講師簡(jiǎn)介
李彩玉老師 人力資源管理實(shí)戰(zhàn)專家
14年企業(yè)人力資源管理經(jīng)驗(yàn)
12年香港上市企業(yè)高管經(jīng)驗(yàn)
12年全國(guó)985/211高校招聘經(jīng)驗(yàn)
中山大學(xué)EMBA/華南師范教育管理
國(guó)家勞動(dòng)關(guān)系協(xié)調(diào)師/國(guó)家高級(jí)企業(yè)培訓(xùn)師
國(guó)家高級(jí)心理咨詢師/國(guó)家高級(jí)人力資源管理師
曾任:香港建滔集團(tuán)工會(huì)主席/深圳寶安勞動(dòng)調(diào)解委員會(huì)委員
曾任:本地寶集團(tuán)戰(zhàn)略中心(總部)丨人力資源總監(jiān)
曾任:香港建滔集團(tuán)(上市)總部丨人力資源總監(jiān)/管理學(xué)院院長(zhǎng)
檔案管理技能提升
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