原則一,溝通前先做好準(zhǔn)備。在你跟同事討論事情之前,先把一些基本問題想清楚,不要毫無準(zhǔn)備就去。否則,很可能得不到你想要的東西。
原則二,了解其他部門的語言??绮块T溝通不良。很多時候都是語言不通所引起。舉例來說,營銷部人員平常講的是相同語言。他們非常清楚自己部門的規(guī)則、目標(biāo)與期望。同樣的財(cái)務(wù)生產(chǎn)、人資等部門也有自己的語言與觀點(diǎn),因此,想要溝通順暢,前提就是聽懂對方的語言原則。
原則三,開誠布公是最好的對策。你面對的是必須長期共事的同事,因此凡事以誠實(shí)為上策,最忌欺騙、隱瞞事實(shí),破壞信任關(guān)系。部門間一旦缺乏信任感,會加重彼此的防御心。溝通時就會有所保留。甚至隱藏一些重要信息。
原則四,不要害怕沖突。在跨部門會議上,每個主管為了維護(hù)自己部門的利益,難免會出現(xiàn)一些摩擦,有些主管,尤其是新手主管。為了怕把氣氛弄僵,往往會變得沉默寡言,以維持表面的和諧。
原則五,呈現(xiàn)事實(shí),專注中心一體。讓溝通聚焦的最好方式就是呈現(xiàn)具體事實(shí),引導(dǎo)人們迅速將注意力放在中心議題上,減少不當(dāng)?shù)念A(yù)測。
原則六,多題選項(xiàng)保持彈性。當(dāng)你進(jìn)行跨部門協(xié)商時,不要執(zhí)著在單一做法上,而是開發(fā)多元選項(xiàng)。例如一次提出3到5個方案,讓其他經(jīng)理人有更大的選擇空間。
原則七,創(chuàng)造共同目標(biāo),一起合作。無可諱言,各部門間一定同時存在合作與競爭關(guān)系。部門間若想進(jìn)行建設(shè)性的溝通,一定要強(qiáng)調(diào)彼此的合作關(guān)系。競爭意味愈淡愈好。合作的關(guān)鍵在于擁有共同目標(biāo)。
原則八、尊重溝通對象的權(quán)利。每個經(jīng)理人都是各自管轄范圍內(nèi)最有權(quán)利的決策者,而他們也期待別人尊重他的這種權(quán)利。因此當(dāng)你在進(jìn)行橫向溝通時,一定要挑對對象。
原則九,善用幽默。幽默可以作為溝通時的緩沖劑,也可視為一種防御機(jī)制。當(dāng)你必須呈現(xiàn),可能會觸犯到他人的事實(shí),或是要溝通棘手訊息時,以輕松或幽默的方式來傳達(dá),比較能保留對方的面子,也有助于正面的溝通
原則十,確保溝通信息無誤。當(dāng)你針對某件項(xiàng)目或議題,進(jìn)行完跨部門溝通后,務(wù)必要回到自己部門項(xiàng)目組,進(jìn)入傳達(dá)*進(jìn)度與訊息。
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