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中國(guó)企業(yè)培訓(xùn)講師

如何編寫(xiě)一份實(shí)用的工作說(shuō)明書(shū)

 
講師:佟天佑 瀏覽次數(shù):2299
 工作說(shuō)明書(shū)是一種重要的組織文件,它對(duì)某種崗位分工的工作性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、權(quán)限、工作內(nèi)容和方法、工作環(huán)境和條什以及本職務(wù)任職人資格條件所作的書(shū)面記錄和規(guī)定。通過(guò)工作分析程序所獲得的資料,通過(guò)歸納與總結(jié),可就可改寫(xiě)為工作說(shuō)明書(shū)。它表述工作的性質(zhì)。描述可以對(duì)主管人員分派的工作提供更多方便,事實(shí)上,我們經(jīng)??吹降墓ぷ鲀?nèi)容都沒(méi)有被明確寫(xiě)清。工作書(shū)要簡(jiǎn)明扼要,過(guò)大,過(guò)復(fù)雜的不容易記住。失去工作說(shuō)明書(shū)的作用。

 工作說(shuō)明書(shū)作為組織重要的文件之一,是對(duì)某類(lèi)職位分工的工作性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、權(quán)限、工作內(nèi)容和方法、工作環(huán)境和條什以及本職務(wù)任職人資格條件所作的書(shū)面記錄。通過(guò)工作分析程序所獲得的資料,經(jīng)過(guò)歸納與整理,可撰寫(xiě)成工作說(shuō)明書(shū)。

一、工作說(shuō)明書(shū)主要內(nèi)容:一般說(shuō)來(lái)工作說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的過(guò)程中無(wú)固定的模式.需要根據(jù)該企業(yè)職務(wù)分析的特點(diǎn)、目的與要求具體確定編寫(xiě)的條目。
工作說(shuō)明書(shū)一般包括以下內(nèi)容:
 
1、工作標(biāo)識(shí):包括工作的名稱(chēng)、編號(hào)、工作所屬部門(mén)或班組、工作地位、工作說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)日期、編寫(xiě)人與審核人和文件確認(rèn)時(shí)間等項(xiàng)目。

2、工作綜述:描述工作的總體性質(zhì),即列出主要工作的特征以及主要工作范圍。應(yīng)盡量避免在工作綜述中出現(xiàn)籠統(tǒng)的描述,比如“執(zhí)行需要完成的其他任務(wù)”。雖然這樣的描述可以對(duì)主管人員分派工作提供更大的靈活度,但實(shí)際上,—項(xiàng)經(jīng)??梢钥吹降墓ぷ鲀?nèi)容而不被明確而清晰寫(xiě)進(jìn)工作說(shuō)明書(shū),只是用“所分配的其他任務(wù)”一類(lèi)的文字,就很容易成為回避責(zé)任找到一種托辭,這使得對(duì)工作的性質(zhì)以及員工需要完成的工作的敘述出現(xiàn)有意無(wú)意的漏洞。     

3.工作活動(dòng)和程序:包括所要完成的工作任務(wù)、職位責(zé)任、所使用的工具以及機(jī)器設(shè)備、工作流程、與其他人聯(lián)系、所接受的監(jiān)督以及所實(shí)施的監(jiān)督等。  

4.工作條件與物理環(huán)境:簡(jiǎn)要地列有關(guān)的工作條件,包括工作地點(diǎn)的溫度、濕度、光線、噪聲程度、安全條件、地理位置等。

5.內(nèi)外軟性環(huán)境:包括工作團(tuán)隊(duì)中的人數(shù)、完成工作所要求的人際交往的數(shù)量和程度、各部門(mén)之間的關(guān)系、工作現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)外的文化設(shè)施、社會(huì)習(xí)俗等。

6.工作權(quán)限:包括工作人員決策的權(quán)限和行政人事權(quán)限、對(duì)其他人員實(shí)施監(jiān)督權(quán)以及審批財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)和預(yù)算的權(quán)限等。   

7.工作的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn):工作說(shuō)明書(shū)中還需包括有關(guān)績(jī)教標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容,即完成某些任務(wù)或工作量所要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。這部分內(nèi)容說(shuō)明企業(yè)期望員工在執(zhí)行工作說(shuō)明書(shū)中的每一項(xiàng)任務(wù)時(shí)所達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)或要求。比如,要確定績(jī)效標(biāo)準(zhǔn),只要把下面的話補(bǔ)充完整就可以了:“如果你做到這樣……,我會(huì)對(duì)你的工作很滿意。”對(duì)于工作說(shuō)明書(shū)中的每一職責(zé)和任務(wù)都能按照這句話指引敘述完整.自然就貼近和形成一套較完整的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)。

8.聘用條件:包括工作時(shí)數(shù)、工資結(jié)構(gòu)、支付工資的方法、福利待遇、該工作在組織中的正式位置、晉升的機(jī)會(huì)、工作的季節(jié)性、進(jìn)修與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)等。

9.工作要求:主要說(shuō)明擔(dān)任此職務(wù)的人員應(yīng)具備的基本資格和條件。
基本分為:①一般要求:包括年齡、性別、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn);②身體要求:包括健康狀況、力量與體力、運(yùn)動(dòng)的靈活性、感覺(jué)器官的靈敏度;③心理要求:包括觀察能力、學(xué)習(xí)能力、解決問(wèn)題的能力、語(yǔ)言表達(dá)能力、人際交往能力、性格特點(diǎn)、品格氣質(zhì)、興趣愛(ài)好等。

二、工作說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)要求:工作說(shuō)明書(shū)在組織管理中的地位極為重要,是人力資源部門(mén)與相關(guān)用人部門(mén)招聘人員和考核等重要決策和參考依據(jù)。一份實(shí)用性強(qiáng)的工作說(shuō)明書(shū)應(yīng)符合下列要求:

1、清晰明白:在編寫(xiě)工作說(shuō)明書(shū)時(shí),對(duì)于工作的描述必須清晰透徹,讓任職人員讀過(guò)以后,可以準(zhǔn)確地明白其工作內(nèi)容、工作程序與工作要求等,無(wú)需再詢(xún)問(wèn)他人或查看其他說(shuō)明材料。應(yīng)避免使用原則性的評(píng)價(jià),同時(shí)對(duì)較專(zhuān)業(yè)且難懂的詞匯必須解釋清楚,以免在理解上產(chǎn)生誤差。這樣做的目的是為了使用工作說(shuō)明書(shū)的人能夠清楚地理解這些職責(zé)。

2、具體細(xì)致:在說(shuō)明工作的種類(lèi)、復(fù)雜程度、任職者須具備的技能、任職者對(duì)工作各方面應(yīng)負(fù)責(zé)任的程度這些問(wèn)題時(shí),用詞上應(yīng)盡量選用一些具體的動(dòng)詞,盡量使用能夠準(zhǔn)確地表達(dá)你的意思的語(yǔ)言。比如運(yùn)用“安裝”“加工”“設(shè)計(jì)”等詞匯,避免使用籠統(tǒng)含糊的語(yǔ)言,如在一個(gè)崗位的職責(zé)描述上,使用了“處理文件”這樣的文句,顯然有含混不清的成份,“處理”是什么意思呢?因此,在具體的編寫(xiě)時(shí),需要仔細(xì)區(qū)分到底是對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi),還是進(jìn)行分發(fā)。通過(guò)使用具體的詞匯,指出工作的種類(lèi)、復(fù)雜程度,需任職者具備的具體技能和技巧,以及應(yīng)承擔(dān)的具體責(zé)任范圍等

3、簡(jiǎn)短扼要:整個(gè)工作說(shuō)明書(shū)必須簡(jiǎn)短扼要,以免由于過(guò)于復(fù)雜、龐大,不便于記憶。在描述一個(gè)崗位的職責(zé)時(shí),應(yīng)該選取主要的職責(zé)進(jìn)行描述,一般不超過(guò)十項(xiàng)為適,對(duì)于兼顧職責(zé)的可作出必要的補(bǔ)充或說(shuō)明。

三、編寫(xiě)時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng):
1、以符合邏輯的順序來(lái)編寫(xiě):—般說(shuō)來(lái),一個(gè)崗位通常有多項(xiàng)工作職責(zé),在工作說(shuō)明書(shū)中羅列這些工作職責(zé)并非是雜亂無(wú)章的、隨機(jī)的,而是要按照—定的邏輯順序來(lái)編排,這樣才有助于理解和使用工作說(shuō)明書(shū)。

2、盡量使用通俗易懂的語(yǔ)言:應(yīng)盡量避免過(guò)于強(qiáng)調(diào)技術(shù)性的文字或概括,所描述工作說(shuō)明書(shū)不僅要讓上級(jí)能夠理解,更重要的是上崗人員能實(shí)實(shí)在在地領(lǐng)會(huì),因此,當(dāng)遇到技術(shù)性的問(wèn)題時(shí),應(yīng)盡量轉(zhuǎn)化成較為通俗的解析。

3、應(yīng)該表明各項(xiàng)職責(zé)重次:許多具體的工作,所出現(xiàn)的頻率、各項(xiàng)職責(zé)所占的時(shí)間比重都有所不同,因此

 



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佟天佑
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