課程描述INTRODUCTION
行政工作統(tǒng)籌管理
日程安排SCHEDULE
課程大綱Syllabus
行政工作統(tǒng)籌管理
【課程背景】
行政管理是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。行政管理的廣度,涉及到一個企業(yè)運作的全部過程;行政工作的深度,又關乎到企業(yè)各個板塊的管理效率,還有許多局外人難以想象的細枝末節(jié)。企業(yè)的行政管理如此重要,卻很少人能以統(tǒng)籌的思維來開展工作,或者是有想法,沒辦法。
面對大量繁瑣的事務性工作,如何擺脫被動局面,主動掌握工作節(jié)奏,從容應對突發(fā)問題,有效協(xié)調(diào)各方資源,使行政工作真正成為經(jīng)營管理的好幫手,舒老師以其豐富的管理經(jīng)歷和實戰(zhàn)型講師的引導能力,幫助行政管理者排除上述困惑。
【課程大綱】
第一單元:關于行政統(tǒng)籌的基本認知
(一)當前環(huán)境下行政管理的轉型
1、從管家型到樞紐型
2、從經(jīng)驗管理到科學管理
3、從被動執(zhí)行到主動推進
(二)行政統(tǒng)籌的績效價值
1、協(xié)調(diào)的功能
2、優(yōu)化的功能
3、執(zhí)行的功能
4、服務的功能
(三)行政管理工作的困擾及其應對
1、工作內(nèi)容和效果的無形性
2、任務的被動性和突發(fā)性
3、外界對其管理效果評價的主觀性
4、管理特征的政策性和協(xié)調(diào)性
(四)行政統(tǒng)籌管理的領域
1、硬件-辦公環(huán)境、辦公設施、后勤資源
2、軟件-管理效率、工作流程、預見性管理
3、人員-工作心態(tài)、服務意識、習慣、個性
(五)審視行政部門存在的價值
1、努力發(fā)現(xiàn)業(yè)務部門的需求- 避免被邊緣化
2、努力滿足企業(yè)運作的核心需求-被高層所依賴
3、努力創(chuàng)造企業(yè)和業(yè)務部門的需求-凸顯自身價值
第二單元:企業(yè)運營的統(tǒng)籌管理
(一)事務性工作的統(tǒng)籌管理體系
1、建立管理法規(guī)
2、量化管理標準
3、制作點檢工具
4、完善抽查記錄
(二)辦公環(huán)境的統(tǒng)籌管理
1、辦公環(huán)境管理的特點和難點
繁雜、瑣碎、重復性強
突發(fā)性、被動型
智能化管理的作用有局限
2、如何保證管理的有效性
使任務可視化-除去感覺和經(jīng)驗導致的盲區(qū)
制作管理工具-降低檢查和監(jiān)督的成本
建立工作標準-保證執(zhí)行過程的可操行性
3、有效管理標準的特征
可衡量-能夠量化到點
可檢驗-不能產(chǎn)生爭議
可追溯-便于檢查監(jiān)督
4、管理效果的檢驗
復雜的事情簡單化
簡單的工作流程化
讓經(jīng)驗可以復制
降低對人的依賴
5、用管理工具彌補彌補智能化辦公管理的缺陷
演練:管理工具的演示及制作
案例:洗手間管理文化
(三)其他行政事務的管理規(guī)范
1、飯?zhí)霉芾硪?guī)范(作業(yè)、衛(wèi)生、安全、采購)
2、保安管理規(guī)范(培訓、安全、工作標準)
3、公務車管理規(guī)范(司機培訓、考核)
4、前臺管理規(guī)范(禮儀、標準化)
(四)會議籌劃與管理
1、會議的行政籌劃與準備
企業(yè)會議類型
各類會議的籌劃要點
會議席位的禮賓次序
為效果服務的幾種會場模式
2、行政例會效果的管理與控制
摩氏會議效果評鑒法
科學的會議紀要模板
會議決議的跟進和督辦
3、用管理工具彌補彌補智能化辦公管理的缺陷
第三單元:跨部門工作任務的統(tǒng)籌管理
(一)行政溝通協(xié)調(diào)的困擾和難點
1、垂直指揮系統(tǒng)的作用有限,缺乏強制力
2、職能分工不合理,導致部門利益沖突
3、職權劃分不清晰,有責任盲點或空白區(qū)
4、組織資源稀缺,導致無序競爭和掠奪
5、人性的弱點---盡可能把責任推給他人
(二)科學管理的思路與方法
1、科學代替經(jīng)驗,用清晰的工作流程避免責任的盲區(qū)
2、理性代替感性,用清晰的任務劃分避免部門間推諉
3、高效率代替隨意性,用重組和優(yōu)化手段避免工期延誤
(三)情景演練:企業(yè)年會統(tǒng)籌策劃案
科學的會議統(tǒng)籌流程
1、分解任務-使大型任務變成每一項清晰具體的活動
2、制作工作包-明確各協(xié)作部門的管理責任和資源配置
3、制作管理網(wǎng)絡圖-各項任務的完成時限和相互制約的關系清晰化
4、關鍵任務管理- 保證監(jiān)督檢查和特殊問題統(tǒng)籌到位
第四單元:有效的行政溝通與協(xié)調(diào)
(一)構建企業(yè)的溝通網(wǎng)絡-提升部門管理威信
1、建立清晰的管理系統(tǒng)-明確企業(yè)的匯報關系
2、健全正式溝通路線-保證信息的權威性和嚴肅性
3、建立正向的溝通渠道-傳遞公司的文化和管理主張
(二)有效的對上溝通-獲得領導信任
1、學會聽懂上級說話,不要想當然
2、問好問題,了解領導的真正需求
3、有效表達,提高建議的采信率
4、積極互動,引導上級的正確思路
5、主動補臺,適應不同上級的行為風格
6、嚴格職場操守,不參與辦公室政治
7、承接任務三步驟
8、工作匯報四原則
9、接受指令五步法
(三)有效的橫向溝通-獲得他人支持
1、用好非職務權力,增強個人影響力
2、分析對方的利益,啟動對方需求
3、踩住對方的動力點,銷售你的主張
4、了解并消除對方顧慮,促使對方參與
5、衡量雙方優(yōu)先級,找到*公約數(shù)
第五單元:行政管理案例和工具
課程內(nèi)容總結與回顧
【名師簡介】
舒老師
工商管理學博士;
高級經(jīng)濟師;
中山大學工商管理學院、華南理工大學工商管理學院、*管理技術大學MBA、EMBA特聘專家;
清華大學繼續(xù)教育學院和*阿拉莫系統(tǒng)授證培訓師;
MTP授證講師;
曾系統(tǒng)接受過*管理協(xié)會(AMA)的專業(yè)培訓;
曾任境外上市公司高管十余年,歷任副總經(jīng)理、行政總監(jiān)、人力資源總監(jiān)、客戶服務總監(jiān)。
二十年企業(yè)管理和專業(yè)講師經(jīng)驗,良好的教育背景。曾長期致力于團隊管理、客戶服務管理、行政管理、員工培訓管理工作,屬于實戰(zhàn)型講師。
行政工作統(tǒng)籌管理
轉載:http://www.nywlwx.com/gkk_detail/240167.html
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- 舒薇