首先，簡(jiǎn)單介紹公文格式要素中“發(fā)文字號(hào)”和“簽發(fā)人”的含義及標(biāo)注要求。
發(fā)文字號(hào)是發(fā)文機(jī)關(guān)在某一年度內(nèi)所發(fā)各種不同文件總數(shù)的順序編號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)共3個(gè)要素組成。發(fā)文字號(hào)內(nèi)容不多，卻傳遞出豐富的信息，比如，通過“XX發(fā)〔2018〕16號(hào)”這個(gè)發(fā)文字號(hào)，我們就可得知這篇公文是XX公司在2018年印發(fā)的第16號(hào)文件。
標(biāo)注發(fā)文字號(hào)，規(guī)范的要求是：年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。以下兩種標(biāo)注錯(cuò)誤最為常見：一是年份用圓括號(hào)“（ ）”或者方括號(hào)“【 】”括入；二是發(fā)文順序號(hào)加“第”字，編虛位。
簽發(fā)人是最后審定公文文稿簽字印發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)人，一般而言都是單位的主要負(fù)責(zé)人。作為公文格式要素的“簽發(fā)人”，并非在任何情況下都需要標(biāo)注，《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中規(guī)定：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。“簽發(fā)人”的標(biāo)注，其目的是為了壓實(shí)下級(jí)單位主要負(fù)責(zé)人對(duì)向上級(jí)的行文嚴(yán)格把關(guān)審稿的責(zé)任，可以讓下級(jí)單位主要負(fù)責(zé)人更謹(jǐn)慎，要求其對(duì)公文內(nèi)容負(fù)責(zé)；下行文和平行文一般不需要標(biāo)注簽發(fā)人。常見的錯(cuò)誤是，公文不分行文方向一律標(biāo)注“簽發(fā)人”。
下面，以一家知名公司的公文為例進(jìn)行具體分析。
發(fā)文字號(hào)的標(biāo)注存在兩處錯(cuò)誤：一是年份“2018”用方括號(hào)“【】”括入，二是發(fā)文順序號(hào)加“第”字，而且編虛位001號(hào)。簽發(fā)人的標(biāo)注屬于畫蛇添足，從公文標(biāo)題中的文種名“決定”可以看出，這篇公文屬于下行文，因此，不需要標(biāo)注簽發(fā)人。此外，這篇公文版記部分的標(biāo)注也存在不少問題，在此不再贅述。好了，今天的公文小知識(shí)就講到這里，下次要和大家分享的內(nèi)容是“一分鐘記住公文的15個(gè)文種”，敬請(qǐng)期待。
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