如何創(chuàng)意年會(huì)組織形式?
隨著領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定 “不能鋪張浪費(fèi)”和時(shí)下流行的“光盤行動(dòng)”,類似這些強(qiáng)勁的好習(xí)慣,似乎也影響到了公司領(lǐng)導(dǎo),在例行的今年年會(huì)籌備會(huì)上,領(lǐng)導(dǎo)就明確要求,要讓員工玩開(kāi)心、把錢要用到刀刃上,絕不能浪費(fèi)。在這一指導(dǎo)思想的影響下,今年年會(huì)應(yīng)當(dāng)會(huì)有一些創(chuàng)意與設(shè)想了。
1、去年年會(huì)簡(jiǎn)單回顧。
由于去年公司整體效益不是太好,在年會(huì)組織上,主要分成總部與各分部分別進(jìn)行,而且準(zhǔn)備時(shí)間比較短、有些倉(cāng)促。在總部年會(huì)上,主要以領(lǐng)導(dǎo)講話、總結(jié)計(jì)劃、晚會(huì)、抽獎(jiǎng)、發(fā)獎(jiǎng)、游戲等傳統(tǒng)節(jié)目為主,雖然整體上領(lǐng)導(dǎo)和員工還比較滿意,但確實(shí)缺乏創(chuàng)新,顯得比較平淡;在各環(huán)節(jié)聯(lián)系上,還存在不夠順暢、主持人掌握現(xiàn)場(chǎng)氣氛略顯經(jīng)驗(yàn)不足;在一些細(xì)節(jié)上(如音響、燈光、舞臺(tái)設(shè)置等)做得不夠,影響整體娛樂(lè)效果;年會(huì)沒(méi)有很好突出宣導(dǎo)公司企業(yè)文化方面的內(nèi)容(其實(shí)可以在表演節(jié)目的背景墻上可以思考的);在經(jīng)費(fèi)上,雖然沒(méi)有超過(guò)預(yù)算,但整體獲獎(jiǎng)、抽獎(jiǎng)比例略顯少;在入場(chǎng)退場(chǎng)時(shí),略顯無(wú)序與混亂,未展示公司良好形象;對(duì)公司現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員的鼓勵(lì)金發(fā)放上略顯少,有一些抱怨。綜合以上情況,在對(duì)待今年年會(huì)時(shí),我們就有了一些新的想法和打算。
2、今年年會(huì)設(shè)想計(jì)劃。
在去年年會(huì)的總結(jié)會(huì)上,公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門和骨干員工紛紛提出了自己的意見(jiàn)或建議,為更好辦好今年年會(huì),我們做了如下工作:
(1) 完善年會(huì)組織管理辦法。去年年會(huì)結(jié)束放完春節(jié)長(zhǎng)假回到公司后,HR部門就組織各部門召開(kāi)了年會(huì)總結(jié)會(huì),在聽(tīng)取各方面意見(jiàn)后,HR部門修改完善了公司年會(huì)制度,特別規(guī)定了在春節(jié)到來(lái)3個(gè)月時(shí)開(kāi)始召開(kāi)年會(huì)籌備會(huì),明確年會(huì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算,成立年會(huì)組委會(huì)。這從時(shí)間上、經(jīng)費(fèi)上保證了年會(huì)的成功舉辦。
(2) 今年年會(huì)籌備會(huì)的召開(kāi)。上月底我們就組織召開(kāi)了今年年會(huì)的籌備會(huì),還是如去年一樣總部與各分部分別舉行,時(shí)間上以盡量少影響正常工作的開(kāi)展,不提倡總部領(lǐng)導(dǎo)參加分部年會(huì)。會(huì)上成立了各個(gè)組委會(huì),各組委會(huì)分設(shè)協(xié)調(diào)組、現(xiàn)場(chǎng)組、節(jié)目組、道具組、后勤組等;在總部近500人的規(guī)劃上,計(jì)劃拿出15萬(wàn)-20萬(wàn)左右年會(huì)經(jīng)費(fèi)(主要用于晚會(huì)節(jié)目、抽獎(jiǎng)、聚餐等,不包括優(yōu)秀員工、優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng))。下面再陳述各小組具體負(fù)責(zé)的內(nèi)容。
(3) 節(jié)目組職責(zé)。以各部門企業(yè)文化宣傳干事組成,負(fù)責(zé)節(jié)目的征集、初選、排練場(chǎng)地聯(lián)系、評(píng)獎(jiǎng)、發(fā)獎(jiǎng)等,節(jié)目除歌舞、相聲、小品等,還包括游戲、智力搶答等;今年準(zhǔn)備自編自導(dǎo)四個(gè)以上節(jié)目,主要反映與員工平時(shí)工作、生活密切相關(guān)的真實(shí)感人的先進(jìn)事跡,必須在打動(dòng)表演者的基礎(chǔ)上,讓觀眾激動(dòng)與共鳴;表演節(jié)目控制在20個(gè)以內(nèi),初步編排好這些節(jié)目與抽獎(jiǎng)等環(huán)節(jié)的穿插,整個(gè)年會(huì)時(shí)間控制在3.5小時(shí)內(nèi)。在年會(huì)到來(lái)半個(gè)月內(nèi),提請(qǐng)協(xié)調(diào)組和組委會(huì)對(duì)節(jié)目的觀摩和審批,并制作節(jié)目單。年會(huì)后,形成本年會(huì)節(jié)目組織方面的總結(jié)送組委會(huì)。
(4) 現(xiàn)場(chǎng)組職責(zé)?,F(xiàn)場(chǎng)組主要以行政后勤等人員組成,必要時(shí)抽調(diào)各部門幾名臨時(shí)支援。主要負(fù)責(zé)年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的燈光、音響、裝點(diǎn)、餐號(hào)、餐桌分派、頒獎(jiǎng)服務(wù)、拍照攝像、入退場(chǎng)指引、安保協(xié)助、獎(jiǎng)票設(shè)計(jì)收集等,保持好與節(jié)目組、后勤組、協(xié)調(diào)組的溝通協(xié)調(diào)工作,在年會(huì)前一天接受協(xié)調(diào)組、組委會(huì)到現(xiàn)場(chǎng)的審查、指導(dǎo)、試聽(tīng)試看。年會(huì)結(jié)束對(duì)現(xiàn)場(chǎng)組工作進(jìn)行及時(shí)總結(jié)送組委會(huì)。
(5) 道具組職責(zé)。主要由平時(shí)負(fù)責(zé)辦公用品采購(gòu)的幾名人員負(fù)責(zé),主要是協(xié)調(diào)節(jié)目組、舞臺(tái)搭建等工作需要的化妝、服裝道具租借或購(gòu)買等,做好抽獎(jiǎng)箱、獎(jiǎng)票等,做好費(fèi)用申請(qǐng)、單據(jù)保存、費(fèi)用報(bào)銷等,保持與現(xiàn)場(chǎng)組、節(jié)目組、協(xié)調(diào)組的溝通。年會(huì)結(jié)束對(duì)本組工作進(jìn)行總結(jié)送組委會(huì)。
(6) 后勤組職責(zé)。主要由行政后勤等人員組成,主要是駕駛員、保安、前臺(tái)等,統(tǒng)計(jì)年會(huì)人數(shù)、保障人員接送、維持現(xiàn)場(chǎng)安全、道具服裝運(yùn)用、現(xiàn)場(chǎng)物品清運(yùn)等,保持與現(xiàn)場(chǎng)組、道具組的協(xié)調(diào),年會(huì)前3天向協(xié)調(diào)組、組委會(huì)匯報(bào)準(zhǔn)備情況。年會(huì)后總結(jié)本組工作送組委員。
(7) 協(xié)調(diào)組職責(zé)。主要由HR部門人員組成,負(fù)責(zé)嘉賓邀請(qǐng)、年會(huì)時(shí)間、現(xiàn)場(chǎng)租用、餐標(biāo)確定,協(xié)調(diào)其他各組之間的事宜,無(wú)法處理時(shí)向組委會(huì)請(qǐng)示,年會(huì)前2天向組委員匯報(bào)本屆年會(huì)各方面準(zhǔn)備情況,接受檢查、聽(tīng)取指導(dǎo)意見(jiàn)。年會(huì)后對(duì)本屆年會(huì)整體工作進(jìn)行全面總結(jié)送組委會(huì)。
(8) 目前的工作。各分部各組委會(huì)各小組都在按照既定計(jì)劃進(jìn)行著各項(xiàng)工作的準(zhǔn)備,集團(tuán)組委會(huì)保持著與各組委會(huì)的聯(lián)系與溝通,不定期對(duì)一些準(zhǔn)備工作進(jìn)行著跟蹤與檢查,特別是各節(jié)目的準(zhǔn)備、排練情況,當(dāng)然,這些準(zhǔn)備工作原則上是必須利用業(yè)余時(shí)間進(jìn)行的。
3、今年年會(huì)幾大變化。
在相比去年年會(huì)上,今年年會(huì)經(jīng)費(fèi)投入更大(主要偏重抽獎(jiǎng))、注入節(jié)約理念(舞臺(tái)、餐標(biāo)會(huì)下調(diào))、準(zhǔn)備時(shí)間更長(zhǎng)(比去年提前一月多)、明確節(jié)目創(chuàng)新(增設(shè)節(jié)目各獎(jiǎng)項(xiàng)),目前來(lái)看,各分部員工參與積極性很高,愿這些變化能夠帶來(lái)一場(chǎng)令全體員工格外滿意的年會(huì)。
4、扎實(shí)做好細(xì)節(jié)工作。
年會(huì)涉及集團(tuán)各分部各部門全體員工,只要哪一個(gè)分部年會(huì)舉辦不甚理想,都會(huì)影響整體集團(tuán)年會(huì)的舉辦效果,所以,幾萬(wàn)人共同做一件事,要保證成功是不容易的事,各分部組委會(huì)一定要保證“到現(xiàn)場(chǎng)、看現(xiàn)物、識(shí)現(xiàn)人”,不能只聽(tīng)其言,要“勤跑腿、勤動(dòng)嘴”,要“多思考、多商量”,要“看到最細(xì)節(jié)的部分”,因?yàn)槿魏问韬龌蜻z漏都可能導(dǎo)致整個(gè)年會(huì)很大的失誤。
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