采購管理的七大規(guī)則。
一、建立企業(yè)費(fèi)用支出明細(xì)表。企業(yè)所有的費(fèi)用都應(yīng)當(dāng)詳細(xì)的記錄在一張表上。這樣一方面有助于發(fā)現(xiàn)資金節(jié)約的機(jī)會(huì)，避免產(chǎn)生浪費(fèi)，另一方面也有助于把企業(yè)的采購業(yè)務(wù)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較，消除無效的采購操作。
二、進(jìn)行費(fèi)用分析。通過費(fèi)用分析，企業(yè)根據(jù)自身的購買力需要，明確采購什么，誰來采購，向誰采購。通過分析，應(yīng)該解決一些關(guān)鍵的問題，采購費(fèi)用是多少，與同行業(yè)的其他企業(yè)相比，采購成本的高低情況，*供應(yīng)商的采購量是多少。此外通過費(fèi)用分析，企業(yè)也能夠明確支出項(xiàng)目，制定相應(yīng)的采購戰(zhàn)略，以降低采購成本。有一點(diǎn)需指出，費(fèi)用分析是一個(gè)持續(xù)進(jìn)行的過程，不能間斷。
三、支持戰(zhàn)略性采購。戰(zhàn)略性采購是任何成功采購的精髓。遵循第一、第二個(gè)規(guī)則后，要為每一項(xiàng)費(fèi)用支出制定一個(gè)戰(zhàn)略。企業(yè)應(yīng)明確以下問題，為了節(jié)約成本，提高服務(wù)質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)如何改進(jìn)供應(yīng)鏈？企業(yè)的供應(yīng)需求是什么？如何制定統(tǒng)一采購規(guī)范？內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、配送服務(wù)條款和單位成本。如何采購可替代性產(chǎn)品？一旦這些問題得以解決，制定出相應(yīng)的采購策略，企業(yè)就可以胸有成竹的與供應(yīng)商談判，同時(shí)這也為將來評估供應(yīng)商績效奠定了基礎(chǔ)。
四、從戰(zhàn)略層面應(yīng)用技術(shù)。與供應(yīng)商簽訂合同后，企業(yè)需投資安裝、跟蹤采購活動(dòng)的軟件，向供應(yīng)商發(fā)送電子訂單和其他電子文件，能夠加快訂單的處理。采購軟件技術(shù)能夠使訂貨更加快速便捷，將節(jié)約出的訂貨時(shí)間用來完成更加重要的任務(wù)。
五、將采購業(yè)務(wù)提升至企業(yè)發(fā)展重要的戰(zhàn)略地位。如果得不到高層經(jīng)理的認(rèn)同，再好的采購計(jì)劃都是沒有意義的。因此，企業(yè)應(yīng)思路清晰地闡明如何降低采購成本，從而贏得財(cái)務(wù)總監(jiān)的認(rèn)可。
六、擬定合理計(jì)劃，確保獲得企業(yè)內(nèi)部的支持和供應(yīng)商的執(zhí)行。企業(yè)應(yīng)該確保有適當(dāng)?shù)娜藛T以適當(dāng)?shù)姆椒?，激?lì)供應(yīng)商和員工。請牢記供應(yīng)商對采購計(jì)劃的執(zhí)行和績效的評估負(fù)有同樣重要的責(zé)任。為適應(yīng)時(shí)刻變化的需求和企業(yè)間合作的關(guān)系，企業(yè)要考慮供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量及柔性，從而確定這個(gè)企業(yè)是否容易合作。
七、改變企業(yè)。員工行為，員工參與對采購計(jì)劃是至關(guān)重要的。因此，企業(yè)必須激勵(lì)員工積極參與，使他們了解采購的作用，以及其對整個(gè)企業(yè)的影響力、員工的思維和行為方式，必須和采購流程相一致，其態(tài)度和信念也必須符合企業(yè)的采購理念。
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