從適用范圍看，意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。要對重要問題作出全面中肯的分析，同時拿出切實可行的解決辦法和措施。
從行文機關(guān)看，意見屬黨政通用文種，各級機關(guān)均可使用。從行文方向看，意見既可用于下行文，向下級機關(guān)提出指導(dǎo)性的見解和處理辦法；也可用于上行文，向上級機關(guān)提出建議；或用于平行文，就某項工作提出建議，供對方參考。
需要強調(diào)的是，意見作為上行文時，只能用于對重要問題提出見解和處理辦法。所提意見如涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能取得一致時，主辦部門可列明各方依據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)決定。上級機關(guān)一般按辦事程序和要求辦理。
作為上行文的意見。在實際工作中，此類意見往往作為上級機關(guān)決策的重要依據(jù)，一旦獲得上級機關(guān)批準(zhǔn)后，即可以批準(zhǔn)機關(guān)名義轉(zhuǎn)請有關(guān)部門貫徹執(zhí)行。
作為下行文的意見。明確要求下級機關(guān)貫徹執(zhí)行。
作為平行文的意見。對不相隸屬機關(guān)征求意見的回復(fù)，提出的意見供對方參考。
1.上行文的寫作要領(lǐng)。引言：簡單說明所報意見的由來，本機關(guān)所做的工作?？捎?ldquo;現(xiàn)將有關(guān)意見報告如下”過渡。
正文的兩種寫法：先一攬子說明問題和情況，再一攬子提出解決意見適用于問題較少、關(guān)聯(lián)度較高的情形；逐條提出問題和解決意見適用于問題較多、關(guān)聯(lián)庋較低的情形。
2.下行文寫作要領(lǐng)。下發(fā)意見應(yīng)有利于下級機關(guān)貫徹執(zhí)行，因此層次應(yīng)清晰，內(nèi)容既要有宏觀指導(dǎo)性，又要力求具體，最好分條敘述。
引言：簡單說明意見的意義、目的（如對某些方面進行指導(dǎo)，深入貫徹某部法律法規(guī)等），可用“現(xiàn)就****工作提出以下意見”過渡。
正文：指導(dǎo)思想、工作目標(biāo)和任務(wù)；一般由粗到細(xì)逐條敘述內(nèi)容（規(guī)劃、方案、機構(gòu)、人員、經(jīng)費等）；對下級機關(guān)提出的要求（報送方案、成立機構(gòu)、納入財政預(yù)算等）。
3.平行文意見的寫作要領(lǐng)。因所提意見供對方參考，撰寫時注意語氣得當(dāng)。
引言：簡單說明所提意見的由來（如根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或來函商洽事項等），本機關(guān)所做的工作（如進行了哪些調(diào)查研究等），可用“現(xiàn)提出以下意見”或者“現(xiàn)將有關(guān)意見回復(fù)如下”過渡。
正文的幾種寫法：直接提出本部門意見供對方參考；先說問題的和情況，再說本部門意見適用于問題較少、關(guān)聯(lián)度較高的情形；逐條說明問題，并提出解決意見適用于問題較多、關(guān)聯(lián)度較低的情形。
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