從適用范圍看，紀(jì)要適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。要集中反映會(huì)議的精神實(shí)質(zhì)。
從發(fā)文機(jī)關(guān)看，紀(jì)要屬于黨政通用文種，各級(jí)機(jī)關(guān)均可使用。
從行文方向看，紀(jì)要印發(fā)參會(huì)單位和其他相關(guān)單位，根據(jù)會(huì)議需要確定發(fā)放范圍，無(wú)固定行文件方向。
A.適用范圍
《條例》規(guī)定：紀(jì)要適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。“紀(jì)”和“記”相同，就是記錄；“要”就是要點(diǎn)。紀(jì)要，就是記錄要點(diǎn)。把會(huì)議情況和議定事項(xiàng)記錄下來(lái)并傳達(dá)出去，要求有關(guān)單位遵守、執(zhí)行。
B.會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別
*區(qū)別是：會(huì)議紀(jì)要是記下“要”點(diǎn)，而會(huì)議紀(jì)錄是“錄”下發(fā)言。系統(tǒng)化、條理化、理論化，是會(huì)議紀(jì)要的一大特點(diǎn)。
紀(jì)要正文由三部分組成：一是會(huì)議概況。包括會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、主持人、議題等。二是會(huì)議基本精神。這部分是紀(jì)要的主體，要寫(xiě)得完整、清楚。其中，每個(gè)議題，可依聽(tīng)取匯報(bào)、討論、決定的順序去寫(xiě)。三是出席人員和送印范圍。
C.寫(xiě)作要領(lǐng)
1.真實(shí)準(zhǔn)確反映會(huì)議內(nèi)容。凡是不屬于會(huì)議內(nèi)容或?qū)贂?huì)議內(nèi)容卻沒(méi)有取得一致意見(jiàn)的，不能寫(xiě)入會(huì)議紀(jì)要。要尊重會(huì)議客觀實(shí)際，不可擅自增刪會(huì)議內(nèi)容。
2.綜合、歸納、明確會(huì)議決定事項(xiàng)。從研究解決主要問(wèn)題、參會(huì)人員的意見(jiàn)、主持人總結(jié)性講話中概括出會(huì)議決定事項(xiàng)。這就要求：會(huì)前認(rèn)真研讀討論文件，了解背景情況，基本掌握議題要旨；會(huì)中注意傾聽(tīng)每個(gè)人的發(fā)言，特別是主持人的總結(jié)講話，并認(rèn)真做好筆記；會(huì)后注意梳理分析，反復(fù)琢磨脈絡(luò)關(guān)系。
3.內(nèi)容條理清晰，層次分明。要在切實(shí)摸清議題背景情況、領(lǐng)會(huì)會(huì)議原則精神的基礎(chǔ)上，對(duì)與會(huì)議人員發(fā)言進(jìn)行歸納提煉、抓住關(guān)鍵、反映要點(diǎn)，分類(lèi)別、分層次、分順序、按邏輯依次表述。
4.文字準(zhǔn)確、精煉。一是注意確實(shí)與會(huì)議精神一致，重要問(wèn)題須征求涉及單位的意見(jiàn)；二是注意語(yǔ)言表述要準(zhǔn)確，防止產(chǎn)生歧義，議定事項(xiàng)內(nèi)容、執(zhí)行主體、工作時(shí)限等要寫(xiě)準(zhǔn)，不能含糊不清，避免口頭語(yǔ)和大白話；三是注重決定的依據(jù)性，防止出現(xiàn)違背法律、法規(guī)問(wèn)題。
D.要注意把領(lǐng)導(dǎo)的大白話轉(zhuǎn)成公文語(yǔ)言
1.會(huì)上說(shuō)：這個(gè)方案還有很多問(wèn)題，需要進(jìn)一步修改完善。
會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)：會(huì)議指出，該方案存在一些不足之處，需要相關(guān)部門(mén)認(rèn)真研究，進(jìn)一步修改完善，確保方案的科學(xué)性和可行性。
2.會(huì)上說(shuō)：這個(gè)政策要嚴(yán)格執(zhí)行，不留任何死角。
會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)：會(huì)議要求，各部門(mén)要嚴(yán)格執(zhí)行該政策，做到不折不扣、不留死角，確保政策落地見(jiàn)效。
3.會(huì)上說(shuō)：這個(gè)制度要盡快建立起來(lái)，并嚴(yán)格執(zhí)行。
會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)：會(huì)議決定，要盡快建立該制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，確保制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。
4.會(huì)上說(shuō)：這個(gè)項(xiàng)目很重要，大家要全力以赴。
會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)：會(huì)議強(qiáng)調(diào)，該項(xiàng)目具有重大戰(zhàn)略意義，各部門(mén)要高度重視，全力支持，確保項(xiàng)目順利實(shí)施。
5.會(huì)上說(shuō)：這個(gè)任務(wù)很艱巨，但我們有信心完成。
會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)：會(huì)議強(qiáng)調(diào)，該任務(wù)十分艱巨，但全體干部職工要堅(jiān)定信心，迎難而上，確保任務(wù)圓滿完成。
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