企業(yè)在業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型過程中,財(cái)務(wù)管理方面一定要跟上. 案例分析:
困惑
L公司雖然不算大企業(yè)，作為一家硬件產(chǎn)品分銷商，企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀況還一直不錯(cuò)，尤其在電力、輕工紡織領(lǐng)域，有著很好的聲譽(yù)。隨著我國(guó)網(wǎng)電分家、輕工紡織領(lǐng)域信息化建設(shè)的深入，嚴(yán)總和公司高層看準(zhǔn)了企業(yè)持續(xù)發(fā)展之路在于為用戶提供增值服務(wù)。于是從去年初開始逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型，為用戶提供“一站式”服務(wù)，將業(yè)務(wù)重點(diǎn)由渠道轉(zhuǎn)為應(yīng)用方案開發(fā)。同時(shí)，嚴(yán)總認(rèn)為，要拓展市場(chǎng)，不能只把目光盯在大客戶身上，更要多入手一些小項(xiàng)目，既鍛煉隊(duì)伍，又可以擴(kuò)大影響。憑借多年的客戶積累，L公司在轉(zhuǎn)型后的7個(gè)月中，先后簽了3個(gè)300萬元左右的單子，還有若干個(gè)100元萬以下的小單。令同類公司很是羨慕。
正當(dāng)嚴(yán)總準(zhǔn)備借助企業(yè)信息化熱潮，在市場(chǎng)上小“炒”一下的時(shí)候，公司財(cái)務(wù)總監(jiān)告訴嚴(yán)總，帳上現(xiàn)金吃緊。更使嚴(yán)總感到問題嚴(yán)重的是，從公司的負(fù)債表、損益表上都查不出現(xiàn)金流向。到底什么地方出了紕漏？企業(yè)的其他核心領(lǐng)導(dǎo)也都很困惑。
求援
嚴(yán)總在上MBA，周末去經(jīng)管學(xué)院上課，就在腦子子里裝上了這個(gè)問題。財(cái)務(wù)管理專家周教授在了解了L公司的情況之后，向嚴(yán)總提出——業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變是否會(huì)影響資金周轉(zhuǎn)？做分銷，業(yè)務(wù)以硬件銷售為主，公司重點(diǎn)關(guān)注庫(kù)存管理；做應(yīng)用方案開發(fā)，業(yè)務(wù)以項(xiàng)目為主，財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，包括連年度銷售曲線和毛利率也與以往不同了。尤其是軟性成本大幅度增加（如：軟件開發(fā)費(fèi)、外協(xié)費(fèi)、售后服務(wù)費(fèi)），項(xiàng)目的回款周期比以前拉長(zhǎng)了，現(xiàn)金流就成為財(cái)務(wù)管理的核心。因此，對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目，都要分析機(jī)會(huì)成本、利潤(rùn)成本，考慮收款問題，作好項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估?？傊?，業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型為方案開發(fā)，財(cái)務(wù)管理也要變化著力點(diǎn)，必須讓現(xiàn)金流唱主角。
嚴(yán)總一下子明白了，公司轉(zhuǎn)型后的業(yè)務(wù)，每一個(gè)項(xiàng)目的周期都較長(zhǎng)，軟件開發(fā)的比重大，在費(fèi)用支出上，軟性費(fèi)用支出多，而這部分支出從負(fù)債表和損益表上是難以體現(xiàn)的。
如何重視現(xiàn)金流的管理？周教授認(rèn)為，應(yīng)該為每個(gè)項(xiàng)目獨(dú)立建帳，特別關(guān)注現(xiàn)金帳?，F(xiàn)金流管理中，最主要是資金結(jié)構(gòu)管理，公司要注意保證資金結(jié)構(gòu)的合理比例和現(xiàn)金的正常流通。要定期召開財(cái)務(wù)會(huì)議，了解現(xiàn)金流情況（現(xiàn)金流入、流出、存款額）；同時(shí)，對(duì)下一階段的現(xiàn)金流入（項(xiàng)目回款、新資金投入等）、流出（開發(fā)費(fèi)支出、服務(wù)費(fèi)支出、硬件成本支出、日常費(fèi)用支出等）進(jìn)行預(yù)測(cè)。對(duì)于周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目，確定該項(xiàng)目收款日期時(shí)，還要留有余地。
雖然從經(jīng)管學(xué)院出來已經(jīng)天晚，嚴(yán)總還是興沖沖地直奔辦公室，草擬了一份新的財(cái)務(wù)管理制度，按照項(xiàng)目單獨(dú)立帳，同時(shí)強(qiáng)調(diào)，財(cái)務(wù)人員每天要向老總提交現(xiàn)金和銀行的日?qǐng)?bào)表，讓老總了解每天的收支情況。一旦發(fā)現(xiàn)支出超出計(jì)劃，馬上控制。
經(jīng)驗(yàn)
經(jīng)過半年的嚴(yán)格管理，嚴(yán)總的心踏實(shí)了。他還體會(huì)到獨(dú)立建帳管理另外的好處：通過財(cái)務(wù)分析，了解每個(gè)項(xiàng)目的利潤(rùn)值和利潤(rùn)率，找出對(duì)公司的貢獻(xiàn)率高的項(xiàng)目，為今后項(xiàng)目預(yù)算和評(píng)估提供依據(jù)，有助于指導(dǎo)和幫助公司調(diào)整業(yè)務(wù)方向。
通過自己的體驗(yàn)，嚴(yán)總認(rèn)為，規(guī)范的財(cái)務(wù)管理能有效地避免業(yè)務(wù)過程中出現(xiàn)混亂和錯(cuò)誤，長(zhǎng)期實(shí)行能夠從整體上提升工作效率。嚴(yán)總將其寶貴的經(jīng)驗(yàn)寫進(jìn)自己的MBA報(bào)告，也把一些財(cái)務(wù)管理的細(xì)節(jié)告訴同類企業(yè)——
第一、項(xiàng)目預(yù)算要細(xì)。在項(xiàng)目預(yù)算階段，要對(duì)項(xiàng)目的收支作詳細(xì)的計(jì)劃，在計(jì)劃中要做好收支的評(píng)估，對(duì)項(xiàng)目中可能發(fā)生的每一筆支出都要認(rèn)真估算。硬性支出好辦，實(shí)報(bào)實(shí)銷即可。但對(duì)諸如管理費(fèi)用、人力資源成本支出（一般是按人×天計(jì)算）、差旅費(fèi)支出、各項(xiàng)行政支出等軟性支出的估算一定要做得細(xì)，例如人力成本，要知道什么時(shí)間、從哪些部門、抽調(diào)人數(shù)、調(diào)什么人等等。剛開始會(huì)很麻煩。但對(duì)項(xiàng)目最終的總結(jié)，以及后續(xù)項(xiàng)目的預(yù)算、評(píng)估會(huì)有很大的幫助和指導(dǎo)作用
第二、報(bào)表制度要完整。除了做好了預(yù)算外，還要有一整套報(bào)表，有的通觀全局（如損益表、負(fù)債表），有的細(xì)至分厘（如費(fèi)用明細(xì)表、收入明細(xì)表、現(xiàn)金流量表）。這些表格，要清楚地反映出項(xiàng)目中人員、硬件、服務(wù)、管理等各項(xiàng)費(fèi)用的詳細(xì)情況，還要有現(xiàn)金回流的情況。一旦費(fèi)用支出超過了項(xiàng)目計(jì)劃警戒線，公司老總就要考慮哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問題。
第三、財(cái)務(wù)分析要存檔。項(xiàng)目結(jié)束后，財(cái)務(wù)人員要對(duì)項(xiàng)目利潤(rùn)進(jìn)行分析，扣除稅費(fèi)、項(xiàng)目支出、售后服務(wù)費(fèi)（估算）和其他開銷后算出利潤(rùn)值和利潤(rùn)率，并做出分析報(bào)告，并與費(fèi)用報(bào)表、損益表訂在一起存檔。以后再遇到類似的項(xiàng)目，可以拿出來作為參考。
第四、用利潤(rùn)分析來指導(dǎo)業(yè)務(wù)方向。成功的財(cái)務(wù)分析能夠指導(dǎo)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的方向。如：利潤(rùn)值低、利潤(rùn)率高的項(xiàng)目適合短期做；利潤(rùn)值高、利潤(rùn)率低的項(xiàng)目要控制好項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)；薄利多銷的項(xiàng)目要注意維護(hù)好與客戶關(guān)系。
第五、財(cái)務(wù)人員要參與結(jié)款，一追到底。前文我們談過項(xiàng)目回款的問題，但我們還要再?gòu)?qiáng)調(diào)一下，項(xiàng)目到了一個(gè)階段或全部結(jié)束后，財(cái)務(wù)人員要根據(jù)合同規(guī)定的回款時(shí)間，提醒銷售人員收款，必要時(shí)，財(cái)務(wù)人員還要與客戶的財(cái)務(wù)人員直接溝通。特別是有些項(xiàng)目的尾款要半年或一年后才兌現(xiàn)。項(xiàng)目人員可能已轉(zhuǎn)到其他項(xiàng)目上去了，尾款的回款工作就完全落在財(cái)務(wù)人員的身上了。
其實(shí)不單是追款，從項(xiàng)目預(yù)算、獨(dú)立建帳、支出、分析報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估。直至結(jié)款，財(cái)務(wù)人員都應(yīng)是一跟到底的。好的財(cái)務(wù)人員能夠?qū)?xiàng)目經(jīng)理的業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)，甚至成為老板的好助
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